Training Bestuurlijke Vaardigheden (5 dagdelen)

Tijdens deze opleiding die VvAA voor het programma Organisatiegraad maakte word je tijdens verschillende bijeenkomsten meegenomen in alle aspecten van besturen. Van het besturen zelf, naar het ontwikkelen van een visie, via beïnvloeden en onderhandelen, financieel management en ten slotte vergaderen. De training kent 5 modules verspreid over 5 dagdelen. Accreditatie: 20 punten.

Praktische informatie

Let op: als je je aanmeldt voor deze training, betekent dat dat je je aanmeldt voor alle modules! Ook om in aanmerking te komen voor accreditatiepunten is het verplicht om alle modules bij te wonen. Tijdens de bijeenkomsten in Utrecht wordt een lichte maaltijd verzorgd. De genoemde boeken worden door VvAA voorafgaand aan een bijeenkomst naar je gestuurd.

Opbouw training

• Module 1. Besturen | donderdag 14 november 2024 | 17.00 - 21.00 uur | Utrecht, VvAA, ruimte 0.11
• Module 2. Onderhandelen en beïnvloeden | woensdag 27 november 2024 |13.00 - 20.00 uur | Utrecht, VvAA, ruimte 0.11
• Module 3. Visie Ontwikkelen | woensdag 4 december 2024 |16:00 - 20:00 uur | Utrecht, VvAA, ruimte 1.1
• Module 4. Financieel Management basis | dinsdag 10 december 2024 |16.00 uur - 20.00 uur | Utrecht, VvAA, ruimte 0.11
• Module 5. Vergaderen | woensdag 18 december 2024 |16.00 - 20.00 uur | Utrecht, VvAA, ruimte 0.11

Locatie Utrecht: VvAA , Orteliuslaan 750, Utrecht

BELANGRIJK:
Na het invullen van het aanmeldformulier van deze training, ontvang je een automatische ticket vanuit het trainingsprogramma Eventbrite. LET OP: Dit betekent echter nog niet dat je bent ingeschreven tot deze training. Dit heeft ermee te maken dat we een beleid hanteren waarbij een aantal plekken is gereserveerd voor paramedici met een bestuurlijk of anderszins actieve rol uit deelnemende regio's aan programma Organisatiegraad. Je ontvangt zodra we voldoende aanmeldingen hebben (minstens 8) een vanuit [email protected] met de mededeling of je bent ingeschreven, of dat je vooralsnog op de wachtlijst bent geplaatst.

Inhoud modules

Elke module begint met een inventarisatie van de verwachtingen en het kennisniveau van de deelnemers. Welke vragen wil je graag beantwoord zien tijdens de module? Afhankelijk van de vragen kan de inhoud van de module iets worden aangepast. Daarnaast ontvang je vooraf gerichte opdrachten, daarmee bereid je je voor op de komende module(s).

1. Module Besturen. donderdag 14 november 2024, Utrecht (trainer: Bart Smit)

Een bestuur is gebaat bij een heldere structuur. Het bestuurlijk werk vergt tijd. Efficiëntie zorgt ervoor dat er zorgvuldig met de tijd wordt omgesprongen. De gevolgen van een slecht georganiseerd bestuur: oeverloze vergaderingen, geen taakverdeling, geen visie, altijd achter de feiten aan lopen, geen prioriteitstelling en een matige afstemming met de achterban. Een goed georganiseerd bestuur levert niet alleen minder frustraties en dus meer werkplezier op, maar ook tijdwinst.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Hoe draag je actief bij vanuit je positie als bestuurslid?
• Leidinggeven aan verschillende teamleden in wisselende samenstelling
• Medisch professional versus bestuurder
• Bestuurlijke samenwerking
• Omgaan met en mandaat van achterban, omgaan met weerstand
  

2. Module Effectief beïnvloeden en onderhandelen, woensdag 27 november 2024, Utrecht (trainer: Nienke van Rennes)

Hoe kom je overtuigend over als je spreekt voor een groep? Hoe maak je overtuigend jouw punt tijdens een vergadering? We geven de belangrijkste bouwstenen voor het geven van een krachtige presentatie, het in elkaar zetten van een goed verhaal en een sterke overdracht. Ook komt langs hoe je het beste omgaat met reacties, vragen en (eventuele) weerstand. Je leert stap voor stap de spelregels en fasering van het onderhandelen kennen. Je ontdekt waardoor sommige onderhandelingssituaties lastig zijn in de rol van bestuurder en wat je kunt doen om effectief te sturen in het gesprek. Je krijgt inzicht in de manier waarop je krijgt waar je recht op hebt, zonder dat je je brutaal of al te meegaand hoeft op te stellen. Trucjes komen er niet aan te pas, al leer je wel hoe je deze kunt herkennen en hanteren. Een goede onderhandelaar is lenig. Met lenig wordt uitdrukkelijk niet ‘glad’ bedoeld, maar juist het tegenovergestelde. Een goede onderhandelaar is zorgzaam op de relatie en duidelijk op de inhoud.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Verbaal en non-verbaal effectief communiceren
• Omgaan met groepen (vragen, reacties en weerstand)
• Gestructureerde discussie voeren (argumenteren)
• Een compleet verhaal vlot en helder vertellen (kop-romp-staart presentatie)
• Sturingstechnieken
• Politiek speelveld leren kennen
• Rolbesef van de onderhandelaar
• Omgaan met een machtigere partij
• Voorbereiden op inhoudelijke zaken
• Procedures tijdens onderhandeling (fasering gesprek)
• Juiste klimaat scheppen
• Tegengestelde belangen op de juiste manier in kaart brengen

Deze training bestaat uit twee modules en duurt een dag. In de middag zal ook een trainingsacteur worden ingezet om direct, laagdrempelig en veilig situaties uit te kunnen spelen. We werken hierbij met een casus uit de eigen praktijk. Opmerking: bij deze module horen twee boeken: ‘De kleine Cialdini’ en ‘De ring in’.

3. Module Visieontwikkeling, woensdag 4 december 2024, (trainer: Annette van Ginkel)

Het formuleren van een heldere visie met daarin de belangrijkste ambities helpt om doelen te formuleren en focus aan te brengen in de dagelijkse procesvoering. Om de visie op een goede manier vorm te geven is het belangrijk een aantal vragen met elkaar te doorlopen die te maken hebben met ontwikkelingen in het veld enerzijds en met onderlinge ambities en verschillen anderzijds. Om dit op een gestructureerde manier met elkaar te organiseren is het goed om verschillende fases met elkaar te doorlopen om uiteindelijk niet alleen heldere doelen met elkaar vast te stellen, maar ook te kijken naar de vertaling van concrete doelen om die visie vorm te geven. Tijdens deze module leer je de volgende fases gestructureerd en procedureel te doorlopen.

Blauwe fase

Tijdens de blauwe fase kijken we voornamelijk naar de wensen en ambities. Welke groei, ontwikkelingen en externe ontwikkelingen spelen hierbij een rol? Wat moet in ieder geval behouden blijven.

Rode fase

Dit is de fase van de kritische afweging, waarbij het gaat het om vragen als: over welke (individuele) kwaliteiten beschik je om de uitgezette koers met vertrouwen tegemoet te zien? Wat zijn de belangrijkste verbeterpunten?

Groene fase

In de derde en laatste fase worden doelstellingen en acties geformuleerd. Het resultaat is een actieplan waarin doelstellingen en bijbehorende acties zijn opgenomen. De uitvoering wijs je toe aan een teamlid, collega of bestuurslid.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Het stellen van de juiste vragen over ontwikkelingen landelijk, regionaal en lokaal
• Het toepassen van de juiste fasering binnen visieontwikkeling
• Randvoorwaardelijke keuzes maken
• Brainstormen
• Concreet vertalen van doelen

4. Module Financieel management (basis)| dinsdag 10 december 2024(trainer: Edwin Krol)

Inzicht in het voeren van een financiële administratie van een samenwerkingsverband. Voor een bestuurder van een regionaal netwerk is het relevant om inzicht te hebben in de geldstromen en de financiële gang zaken van het samenwerkingsverband. In deze module komen de (basis)kennis en -vaardigheden van een financieel administratieve organisatie aan bod. Wat zijn de kernprocessen binnen een administratie? En hoe zorg je voor inzicht en grip om de koppeling te kunnen leggen met sturings- en managementinformatie? Een goede basis en tijdige verwerking van de financiële documenten is essentieel voor het dagelijks financieel management.

In deze module gaan we in op het opzetten en vastleggen van een financiële administratie, waarbij bij elk onderwerp ook de praktische vaardigheden hiervoor aan bod komen. Deze worden aan de hand van praktijkvoorbeelden behandeld en met cases en oefeningen interactief geoefend.

De volgende onderwerpen komen hierbij aan bod:

• Basisprocessen van administratie; vastlegging en inrichting
• Liquide middelen, inkomsten en uitgaven
• Debiteurenadministratie (incl. facturatie en bankverwerking)
• Crediteurenadministratie
• Belastingen (BTW en andere belastingen)
• Rapportages versus begroting

ad Basisprocessen

In deze module komen de basisprocessen van een financiële administratie aan bod. Welke zijn dit en waarom is het van belang om deze basisprocessen goed te organiseren en tijdig en accuraat te verwerken? Zowel het management/bestuur als degene die verantwoordelijk is voor de financiële administratie/penningmeester moeten van elkaar weten wat de verwachtingen over en weer zijn en aan welke financieel/juridische eisen alles dient te voldoen.

ad Liquide middelen

Ook de geldstroom binnen een organisatie dient in goede banen geleid te worden. Voor een goed inzicht en inrichting hiervan, is het belangrijk om te weten welke geldstromen er binnen de specifieke organisatie zijn.

ad Debiteurenadministratie

Bij dit onderwerp behandelen we het belang van een goede debiteurenadministratie, inclusief het opvolgen en opzetten van adequaat debiteurenbeheer (aanmaningen bijvoorbeeld). Waar moet een goede debiteurenadministratie aan voldoen?

• Adequate vastlegging en registratie (stamgegevens en afspraken etc.)
• Facturatie: aan welke eisen dient een factuur te voldoen
• Debiteurenbeheer: hoe richt je dit in, en hoe voer je dit in de praktijk uit? Wat zijn de tips en tools hiervoor?

ad Crediteurenadministratie

Ook voor een crediteurenadministratie geldt dat een goede administratie aan en in overeenstemming met bepaalde voorwaarden moet worden opgezet. Onderwerpen die hierbij aan bod komen:

• Adequate vastlegging en registratie (stamgegevens, afspraken en autorisatie(structuur))
• Inboeken en registreren van facturen; hoe inkomende facturen te coderen
• Crediteurenbeheer

ad Belastingen

Een organisatie heeft te maken met diverse belastingen. In dit onderdeel zullen de voornaamste belastingsoorten de revue passeren en worden behandeld. Voor de dagelijkse administratie zal de btw het vaakst voorbijkomen: we gaan er aan de hand van praktijkvoorbeelden dieper op in en behandelen hoe een goede btw-administratie kan worden ingericht en uitgevoerd.

ad Rapportages

Naast een adequate inrichting en uitvoering van de administratie, is het natuurlijk ook essentieel dat er inzicht is financiële positie van het samenwerkingsverband. Hiervoor zijn een aantal basisrapporten van belang. Hoe maak je (eenvoudige) basisrapportages en/of hoe kun je efficiënt gebruik maken van de standaardrapportages uit een boekhoudsysteem?

5. Module Effectief vergaderen, woensdag 18 december 2024, Utrecht (trainer Jacqueline Laan)

Hoe kunnen we de beschikbare vergadertijd zo optimaal mogelijk gebruiken, om efficiënt en effectief verschillende manieren van besluitvorming te hanteren, en om het organiserend vermogen van de deelnemers te vergroten? Met het laatste wordt bedoeld dat er met de deelnemers wordt besproken wat en hoe kan worden verbeterd in zowel de structuur van de vergaderingen (voor, tijdens en na de vergadering) als in het proces tijdens de vergadering (luisteren, doorvragen, samenvatten).

Daarnaast staat de rol van de voorzitter centraal: welk profiel en welke vaardigheden bezit een goede voorzitter? Hoe houd je leiding en sturing zonder de dialoog te verstoren? Hoe neem je besluiten en houd je je aan het proces van de vergadering? Hoe informeer je de achterban, hoe ga je om met het mandaat van de achterban en reageer je op weerstand en spanning?

De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Voorbereiding van vergaderen, agenda
• Manieren van besluitvorming
• Omgaan met veelpraters, niets-zeggers, machtswellustelingen en eromheen praters
• Omgaan met verantwoordelijkheid-vermijdend gedrag
• De discussie doelgericht houden en tijd bewaken
• Collega’s alert en betrokken houden
• De kunst van het maken en nakomen van afspraken
• Profiel van een (technisch) voorzitter
• Kunst en belang van het eerst analyseren van problemen, definiëren en dan oplossen

Opmerking: bij deze module hoort het boek ‘Van Vree’s Vergaderwijzer'.

Host or Publisher Organisatiegraad Paramedische Zorg